Реализация проекта автоматизации отдела страхования с использованием MS Project

2. Реализация проекта автоматизации отдела страхования  с использованием MS Project

Программа Microsoft Project [1,5] является популярным программным продуктом для создания малых и, средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным и хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом программ Windows.

MS Project позволяет эффективно разрабатывать проекты и управлять ими на различных этапах их реализации. MS Project дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов.

Методика использования программного пакета MS Project для разработки и управления любым проектом может быть представлена в виде последовательности следующих шагов [3,4]:

·        создание рабочего календаря проекта, который определяет рабочие дни и время;

·        составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;

·        определение связей между задачами;

·        выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;

·        формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;

·        распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).

На рис.3 представлен алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации.

Рисунок 3 – Алгоритм использования MS Project на этапе подготовки проекта к реализации

Хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов(рис. 2), алгоритм разработки проекта не является линейным. Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.

Пакет возможностей программы Microsoft Project позволяет составить список задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.

2.1. Планирование проекта автоматизации отдела страхования

Действуя по методике создания проектом в программной среде Microsoft Project и на основании утвержденного плана проекта по автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня" создаем список задач нашего проекта в  MS Project  (рис 4).

Рисунок 4. Задачи проекта автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"

Отводим, согласно плана проекта, для каждой задачи время и назначаем дату и связи.

Проверяем правильность последовательности задач. Назначаем ответственных за этапы проекта.

В итоге получаем диаграмму Ганта (рис.5).

Рисунок 5. Диаграмма Ганта.

2.2. Ресурсы проекта автоматизации отдела страхования

Любой проект, в том числе и наш, для своей реализации требует ресурсов[6]. Ресурсы бывают двух типов: трудовые ресурсы и материальные ресурсы. К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которые выполняют задачи, тратя на них свое время (или труд). К  материальным ресурсам относится сырье и другие расходные материалы, используемые при выполнении задач проекта.

При профессиональном подходе к управлению ресурсами возможно:

·        отслеживать трудозатраты, проделанной людьми и оборудованием в ходе выполнения задач, или объем использованных при этом материалов;

·        обеспечить полный учет и прозрачность проекта.

·        отслеживать ресурсы, которым назначено, слишком мало или слишком много работы;

·        вести учет времени использования ресурсов и затрат на ресурсы.

Ресурсы назначаются конкретным работам.

Прежде чем назначить ресурсы отдельным видам работ, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах, стоимости и других атрибутах. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов (рис 6).

Заполняем таблицу ресурсов нашего проекта.

Рисунок 6. Таблица ресурсов автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"

Теперь, когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности.

Иногда при назначении отдельным видам работ ресурсов происходит перегруженность ресурсов. Эта проблема ресурсов касается только трудовых ресурсов.

Ресурс считается перегруженным, если ему назначено трудозатрат больше, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным.

·       Для устранения перегрузки можно выбрать один из вариантов: изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

·        изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены, т.е. сдвинуть одну работу относительно другой или сделать перерыв в одной из работ;

·        добавить данного ресурса (число работников);

·        назначить работу другим ресурсам.

Выполнять выравнивание ресурсов можно двумя способами:

·        вручную;

·        автоматически с использованием функций программы.

Главный принцип выравнивания загрузки ресурсов заключается в том, что задачи раздвигаются по временной оси так, чтобы ограниченные ресурсы (люди) могли их выполнить. На рис.7 представлено назначение ресурсов задачам автоматизации отдела страхования ООО “Пизанская башня”, а так, же, загруженность данного ресурса.

Рисунок 7. Назначение ресурсов задачам автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"

На рис.8 представлен заполненный проект автоматизации отдела страховании ООО “Пизанская башня”.

Рисунок 8. заполненный проект автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня"

2.3. Оперативное управление проектом автоматизации отдела страхования

Оперативное управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами[8,9,11].

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей.

Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов.

Различают базовые и интегрирующие функции управления проектами.

К базовым функциям относятся:

·        управление содержанием (предметной областью) проекта;

·        управление временными ресурсами;

·        управление стоимостью;

·        управление качеством.

К интегрирующим функциям относятся:

·        управление командой проекта (персоналом);

·        управление коммуникациями;

·        управление риском;

·        управление контрактами и поставками (снабжением);

·        управление интеграцией.

В проектной среде также возможно использование дополнительных функций по управлению проектом:

·         добавление заметок и документов;

·         гиперссылки;

·         настраиваемые поля;

·         использование формул;

·         использование индикаторов.

Добавление заметок и документов

Часто задачу, ресурс или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-то комментарием.

Гиперссылки

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта.

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля предназначены для хранения такой информации о задачах или ресурсах, которая не может быть помещена в поле для заметок. С помощью настраиваемых текстовых полей удобно хранить небольшие фрагменты информации, не требующие форматирования.

Главное преимущество заметок заключается в возможности прикреплять к задачам внешние файлы или использовать команды форматирования текста.

Использование формул

Иногда значения настраиваемых полей можно заполнять автоматически, с помощью формул.

Использование индикаторов

В программной среде присутствует возможность отображать в настраиваемом поле не данные, а цветовые индикаторы. Цвет индикатора зависит от выполнения или невыполнения логического условия

Заключение

В данном курсовом проекте было проведено управавление проектом автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня" в программной среде Microsoft Project.

Были рассмотрены теоретические и практические вопросы разработки проектов и управления проектами.

В курсовом проекте было реализовано управление проектом автоматизации отдела страхования ООО "Пизанская башня".

 Задачи, которые были решены для достижения поставленной цели:

·     Анализ деятельности компании ООО “Пизанская башня” был произведён.

·     Произведён анализ обзора литературных источников по теме исследования.

·     Разработаны базовые документы по управлению проектом по данному проекту.

·      Осуществлено управление информационной системе в специализированной среде MSProject.

         Подводя итоги анализа, и исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, что разработчики автоматизированных систем постоянно совершенствуют создаваемые программные продукты, расширяя их функциональные возможности, осуществляя комплексный подход в обработке информации, применяя новые информационные технологии. Тем не менее страховые компаний сталкиваются с большими проблемами при использовании информационных технологий. Причин тому несколько:

во-первых, нестабильность отечественного законодательства в страховании. Автоматизировать можно только стабильные процессы;

во-вторых, из-за больших различий в деятельности страховых компаний и динамичного развития страхового бизнеса, страховые компании представляют собой очень сложный объект для автоматизации. Работающие на этом рынке фирмы не в состоянии охватить все возможные варианты функционирования страховой компании. С другой стороны, если бы такой продукт был бы создан, он был бы очень дорог как при первоначальном приобретении, так и в эксплуатации;

в-третьих, и это проблема не только страховых компаний, отсутствие правовой базы по сопровождению программных продуктов после продажи. Предлагая   современные промышленные автоматизированные системы, , обещая консультирование и техническую поддержку, разработчики
практически оставляют своих клиентов один на один с проблемами.

Список использованных источников

1.                Гультяев А.К. Microsoft Project. Управление проектами: Русифицированная версия. – М.: Корона принт, 2012.

2.                Дитхелм Г. Управление проектами. Т. 1–2: Пер.с нем. – Спб: Бизнес-пресса, 2013.

3.                Евсеев Д.А. Особенности обучения управляющих проектами навыкам работы в среде Primavera // Вестник ПМСофт. Журнал по управлению проектами для профессионалов. №1, 2013. – С. 34–37.

4.                Королев Д. Эффективное управление проектами. – М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест: Ин-т экономических стратегий, 2012.

5.                Культин Н.Б. Инструменты управления проектами: Project Expert и Microsoft Project. – СПб.: БХВ-Петербург, 2014. – 160 с. Ил.

6.                Культин Н.Б. Управление проектами: инструментальные средства. – СПб.: Политехника, 2011. – 216 с. Ил.

7.                Медынский В.Г. Инновационный менеджмент: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2014.

8.                Попов В.Л. Управление бизнес – проектами /В.Л. Попов, Н.Д. Кремлев. – Пермь: Изд-во ПГТУ, 2014.

9.                Попов В.Л., Н.Д. Кремлев Методы и средства управления проектами. – Пермь: Изд-во ПГТУ, 2014.

10.           Товб А.С. Управление проектами: стандарты, методы, опыт / А.С. Товб, Г.Л. Ципес. – М.: Олимп-бизнес, 2013.

11.           Трофимов В.В., Ильина О.П. и др. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: Юрайт, 2012. – 500 с.

Приложения

(С. 27-28)

Приложение: А

 Устав проекта ООО “Пизанская башня” стр.1

Приложение: А2

 Устав проекта ООО “Пизанская башня” стр.2