Порядок слів у ділових паперах

Східноєвропейський університет економіки і менеджменту

Коледж економіки і управління

РЕФЕРАТ

на тему: «Порядок слів у ділових паперах»

Виконала: Половинка Тетяна

Студентка 3-го курсу

Групи КМД32

Перевірила: Півньова Л.В.

Черкаси 2016

ЗМІСТ

ВСТУП.. 3

РОЗДІЛ 1. Порядок слів у ділових паперах. 4

1.1. Порядок слів у ділових паперах.. 4

1.2. Пропозиція ділової промови.. 5

1.3. Порядок слів у ділових паперах. 5

1.4.Стандартизація та обробка документів. 5

1.5. Лексика у ділових паперах.. 7

1.7. Синтаксис документів. 10

1.8. Морфологія у ділових паперах. 11

Висновки. 14

Список використаних джерел. 15

ВСТУП

Для офіційно-ділового стилю основною є функція повідомлення громадянам, установам і організаціям законів, постанов, розпоряджень, угод та іншої офіційної інформації, що виникає і вступає в дію чи виводиться з обігу на всіх рівнях державного, суспільного, громадського і виробничого життя. Одним з актуальних завдань сучасного вітчизняного мовознавства є дослідження особливостей формування, структури та функціонування офіційно-ділового стилю української мови з огляду на його важливість як у внутрішній (у законодавчій та адміністративно-канцелярській сферах), так і в зовнішній (у дипломатичній сфері, на міжнародній арені) діяльності держави.

Оскільки діловодство, законодавство, дипломатичне службове спілкування ведеться в писемному вигляді, цей різновид мовлення передбачає продумування, монологічний характер викладу, прагнення до логічної впорядкованості тексту, до точної відповідності між позначуваним і позначенням, а також передачі думок лише традиційними мовними засобами та порядок слів у документах.

 

РОЗДІЛ 1. Порядок слів у ділових паперах

1.1. Порядок слів у ділових паперах. У діловій письмовій мові домінують прості речення. Особливістю їх функціонування в мові ділових паперів є те, що вони в документах часто передають інформацію, яка за обсягом дорівнює інформації, переданої з допомогою складного речення. За рахунок чого це досягається? Безумовно, за рахунок більшої довжини і семантичної ємності пропозиції.

Окремі словосполучення можуть передавати таку ж інформацію, як придаткові пропозиції.

За згодою можливі зміни умов договору, які є невід"ємною частиною даного договору.

Якщо буде досягнута згода...

При несплаті податків до зазначеного терміну платник позбавляється права повторно виставляти свою кандидатуру на отримання кредиту.

Якщо податки не сплачені до зазначеного строку ...

Як видно з прикладів, словосполучення з легкістю замінює пропозицію, стаючи номінацією події. Разом з тим подібні словосполучення не просто ущільнюють, конденсують інформацію, займаючи менший обсяг, ніж пропозиція, вони створюють жорстку структуру висловлювання, в яких залежний компонент від іншого.

У випадку затримки оплати...

Для прийняття рішення...

З метою якнайшвидшого прийняттярішення ...

Вони мотивують дію, будучи нерозкладним і необхідним компонентом висловлення.

1.2. Пропозиція ділової промови. Пропозиція ділової письмової промови, крім словосполучень-конденсатів, часто ускладнюється однорідними членами оборотами. Таким чином, воно розростається (особливо в наказах, постановах, розпорядженнях) до абзацу, іноді - сторінки, тобто до декількох сотень слів.

Є жанри, в яких текст дорівнює пропозиції (службова записка, телеграма, наказ, постанова). Таблиця також являє собою пропозицію особливої структури: підмет являє собою постійну інформацію, розташовану у боковику, а присудок - змінну інформацію, розташовану в вертикальних графах, що необхідно враховувати при перекладі писемного мовлення на усну.

1.3. Порядок слів у ділових паперах. Речення в офіційно-діловому стилі відрізняється своєю строгістю і консерватизмом. Властивий строю російської пропозиції так званий прямий порядок слів полягає в передування підлягає по відношенню до присудка (товар відпускається..); визначення - по відношенню до означуваного слова (кредитні відносини); керуючого слова - за відношенню до керованого додатком і обставиною (фіксувати ціни виділити кредит, направити в міністерство).У кожного члена пропозиції є звичайне, властиве йому місце, яке визначається структурою і типом пропозиції, способом синтаксичного вираження цього члена речення, місцем серед інших слів, які безпосередньо з ним пов"язані.

Текстова організація ділових листів, службових записок відрізняється більшою свободою, меншою канонічністю, однак регламентовані листи наближаються за ступеня стандартизації текстів ОРД.

У ділових документах часто вживають розщеплені присудки. Розщеплення присудка - це заміна однослівного присудка двослівним, напр.: подякувати - висловити подяку, погодитись - висловити згоду, шукати - здійснювати пошук, перевірити - провести перевірку, сумніватися - виявити сумнів, рекомендувати - надати рекомендації, пояснювати - дати пояснення. Переваги їхнього використання у діловому мовленні узагальнюють так:

а) не всі словосполучення "дієслово+іменник" мають однослівний відповідник, напр.: здійснити (провести) захід, виявити увагу, вести справу, визнати провину, відвернути правопорушення тощо;

б)"дієслово+іменник" та відповідник мають різні значення, напр.: провести операцію - оперувати, зробити огляд - оглянути, проводити змагання - змагатися, надати допомогу - допомагати;

в) у розщеплених присудках допоміжне дієслово не просто вказує на факт дії, а може виражати деякі додаткові смислові відтінки, пор.: давати - надавати, вести - проводити, проводити-здійснювати;

г) іменник, який входить до складу розщепленого присудка, точно кваліфікує певне явище, дає йому назву й наукове визначення, напр.: наїхати - зробити наїзд, переговорити з кимось - вести переговори;

д) розщеплений присудок може бути поширений означеннями, напр.: надати грошову (матеріальну, правову) допомогу;

е) багатослівний присудок краще фіксується в пам"яті, інформація в цьому випадку не втрачається.

Незважаючи на своєрідність, всі розглянуті вище жанри ділової писемності об"єднує висока ступінь стандартизації, яка охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис і текстовий рівень. У підсумку складається певний тип мови, який відрізняється консерватизмом, замкнутістю, непроникністю для стильових вторгнень, для прояву індивідуального стилю автора. Безособовість викладу виражається у відмові від інтерпретацій, оцінки подій, емоційних реакцій.

Ділова мова накопичила величезну кількість перевірених багаторічною практикою мовних формул, шаблонів, ідіом, знання яких допомагає створювати нові ділові тексти. Формула "типова ситуація - стандартизована мовленнєва манера" зумовлює використання стандартних засобів і допомагає забезпечити ту ступінь точності, яка відрізняє документ від будь-якої іншої папери.

1.4.Стандартизація та обробка документів. Полегшує сприйняття та обробку інформації, що міститься в документі. Таким чином, офіційно-діловий стиль і ті жанри, якими він представлений у діловому спілкуванні, мають ряд характерних рис, які передбачають достатньо високий рівень лінгвістичної підготовки укладача документа.

Укладач документа повинен знати:

- домінанту і основні риси офіційно-ділового стилю (тобто вимоги, що пред"являються до мови документа);

- арсенал стійких формул і правила їх використання в тому чи іншому жанрі діловий письмовій промови;

- характеристики жанрів і їх прихильність до тієї чи іншої ситуації ділового спілкування.

Укладач документа повинен вміти:

- адекватно використовувати мовні засоби в тексті за дотримання мовних норм;

- грамотно скласти проект документа і (або) відредагувати його.

З огляду на підстилі та жанри офіційно-ділового стилю найголовнішими його мовними засобами є такі.

1.5. Лексика у ділових паперах. В основі ділової української мови лежить загальнозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так звана книжна лексика. Відтінок книжності мають слова з абстрактним значенням (виконання, дозволяється, розробляється), дієслова (здійснювати, надсилати, призначити), вмотивовані слова, що відповідають змістові документа: синоніми (замісник - заступник); іншомовні слова (за доцільністю вживання).

Книжна лексика характерна для стилів, які здебільшого мають писемний вираження (науковий, діловий, художній і публіцистичний). Значне місце в ній посідають слова із суфіксами - ання, - ення, - іння, - ство, - цтво: функціонування, примирення, покоління, товариство, співробітництво. Незначний рівень книжності мають дієслова на - увати, -ювати: торгувати, утримувати, уповільнювати, заповнювати, віддієслівні іменники на - ння, - ття: спостереження, прийняття, посвідчення, прибуття.

Для ділового мовлення важливе значення має синонімія, адже вона покликана якнайточніше відтворювати найтонші елементи людської думки. Незнання синонімічних можливостей слова часто призводить до помилок, а уміле їх використання робить мовлення багатшим, досконалішим. Добираючи слова з синонімічного ряду, треба враховувати відтінок значення, стильову належність певного слова. Прикладами синонімів є: документи - ділові папери, джерела, першоджерела; думка - твердження, ідея, задум; реалізація - виконання, втілення, здійснення, впровадження; період - етап (епоха, ера), час, пора, вік, проміжок часу; рішення - вирішення, розв"язання, розв"язок, ухвала, постанова, присуд, вирок, вердикт.

Для багатозначних слів і омонімів основним джерелом точної передачі значення є контекст - змістове оточення слова, вжитого в тексті. Зважати на лексеми, які стоять поряд із певним словом, слід також і при перекладі ("заместитель директора" и "временный заместитель" - не одне й те саме).

Особливої точності у вживанні однозначності вимагають терміни. Серед термінологічної лексики є низка слів, якими послуговуються мовці в різних стилях: аргумент, дослідження, теорія, чинник, справа, стимул. Але найчастіше терміни належать до певної сфери мовлення. Наприклад, у науковій: експеримент, гіпотеза, дедукція, індукція, лексикологія, синтаксис, в адміністративно-діловій: циркуляр, акт, бюджет, протокол, формуляр.

Синтаксичні особливості ділових паперів

Вираження стрункості викладу, чіткості й логічності документа досягається за рахунок синтаксису, точніше – через бездоганне дотримання тих правил, які для ділового стилю є обов"язковими.

У діловому мовленні використовуються речення розповідного характеру. Питальні й окличні речення в ділових паперах зустрічаються досить рідко.

В реченнях переважає прямий порядок слів.

Це виражається:

- підмет стоїть перед присудком: Запоріжці відчули зміни…; Дирекція просить...;

- узгоджене означення стоїть перед означуваним словом, неузгоджене – одразу ж після нього:Пайовий внесок оплачується на підставі…; Генератор змінного струму перетворює механічну енергію в електричну.

- вставні слова, як правило, вживаються на початку речення: Як зазначалося раніше, треба виходити із інтересів акціонерів;

Вставні конструкції виражають:

- модальну оцінку (впевненість невпевненість, передбачення, можливість, неможливість, сумнів тощо) – безсумнівно, безумовно, звичайно, ймовірно, можливо, мабуть, здається, напевне, очевидно, без сумніву (Безумовно, цей проект найкращий серед представлених);

- почуття людини у зв"язку з повідомленням (радість, здивування, співчуття, застереження тощо) – на щастя, на жаль, як навмисне, шкода (На жаль, ми змушені відмовити Вам у кредитуванні).

- активізують увагу співрозмовника – чуєте, знаєте, дивись, погодьтесь, повірте, уявіть собі, майте на увазі, зверніть увагу, прошу вас, даруйте, між нами кажучи (Погодьтесь, ці висновки повною мірою задовольнили комісію );

- вказують на джерело повідомлення – кажуть, повідомляють, за висловом, на думку, на нашу думку, по-моєму, по-нашому (На нашу думку, підприємство досягло запланованого високого рівня якості продукції);

- допомагають упорядкувати думки, пов"язати їх між собою – по-перше, по-друге, нарешті, з одного боку, до речі, між іншим, навпаки, наприклад, отже, виявляється, зокрема, з рештою, повторюю (До речі, нашій фірмі доводиться розраховувати на власні сили)

- виражають емоційність вислову, підкреслюють експресивність його – даруйте, пробачте, легко сказати тощо (Даруйте, але попри всі наші зусилля це зробити неможливо).

Використання непрямого порядку слів у діловому тексті виправдане, коли треба наголосити на певному слові: у повідомленні "Завтра відбудеться засідання ревізійної комісії", наголошується на часі проведення заходу.

1.7. Синтаксис документів. Синтаксис документів, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчастіше прості з прямим порядком слів, у деяких документах - складні з  умовними, причиновими підрядними частинами. Можливе вживання інфінітивних конструкцій та розщепленого присудка (зробити огляд, провести операцію, давати вказівки). Вставні слова та словосполучення вживають на початку речення. Широко використовують віддієслівні іменники.

Важливим є вибір прийменника у синтаксичних конструкціях (окремим аспектом нашого курсу є питання правильного вживання при перекладі та оформленні документів - і ділових, і наукових - прийменника по). Стійкі вислови є засобом називання предметів, явищ, процесів, виникли шляхом переосмислення вільних словосполучень і становлять семантичну цілісність. Вони якнайкраще характеризують стандартизований стиль ділової мови, наприклад знижувати якість, взяти до уваги, довести до відома, укласти угоду; іноді такі словосполучення є термінами: рекомендований лист, цінні папери, статутний фонд, фондова біржа тощо.

Під час укладання ділової документації певні труднощі створюють пароніми (спільнокореневі слова, схожі за будовою й вимовою, але різні за значенням, про них ітиметься в частині, присвяченій лексичним нормам професійної мови). Незначна різниця у вимові слів ускладнює їх засвоєння, призводить до неправильного вживання. Тому, щоб уточнити значення та правопис потрібної лексеми, варто звертатися до відповідних словників. Наприклад: поживний - споживчий - споживацький: поживний - придатний для споживання, їстівний: поживні речовини; споживчий - той, що слугує для задоволення потреб споживання: споживчий ринок; споживацький - властивий тому, хто прагне задовольнити власні потреби: споживацькі інтереси.

1.8. Морфологія у ділових паперах.  На рівні словоформ правильне вживання передбачає вибір найточнішої граматичної форми слова (відмінків прізвищ, слів при звертанні; вживання конкретних форм роду - назви посад, професій - і числа; написання числівників, вживання відповідних займенників (ми, Ви) та форм дієслів - інфінітива, першої та третьої особи теперішнього часу, наказового способу).

Наприклад, у сучасній українській мові обмежено вживаються активні дієприкметники теперішнього часу; з інших мов, зокрема з російської, такі форми перекладаються замінюються прикметниками або іменниками:

Українські відповідники	Російські форми
Вирішальний Наступний Попередній Бездіяльний Вступник (до ВНЗ) Завідувач (чого? відділу) Службовець Керівний	Решающий Следующий Предыдущий Бездействующи й Поступающий (в вуз) Заведующий (чем? отделом) Служащий Руководящий

Наслідком неправильного добору слів у діловому мовленні є тавтологія (невмотивоване повторення спільнокореневих слів) та плеоназм (вживання зайвих або тотожних за значенням слів), використані без певної стилістичної мети. Надмірне захоплення зайвими словами не створює враження чогось значного, глибокого, а лише підкреслює звичайний, буденний зміст: вільна вакансія, прейскурант цін, моя автобіографія, передовий авангард, свій автопортрет, форсувати прискореними темпами тощо.

Щоб запобігти цим недоречностям, слід запам"ятати, що причинами помилок у застосуванні логічних принципів викладу найчастіше бувають:

1. Поєднання логічно несумісних слів (катахреза): жахливо добра людина, страшенно чудова доповідь.

2" Використання зайвих слів, часто іншомовних (тавтологія): моя автобіографія, адреса місця проживання, моя власна думка.

3. Заміна особової форми дієслова активного стану зворотним дієсловом: вибачаюся замість "вибачте мені".

4. Неправильне чергування низки однорідних членів речення: діти, жінки, матері-годувальниці (матері-годувальниці - також жінки); фахівець з китайської та східної медицини (Китай - також Схід).

5. Неправильна координація присудка зі складеним підметом: Ніхто з нас не підтримали доповідача.

6. Порушення порядку слів (частин речення) у реченні: Секретарка сиділа у приймальні, яку ми вперше бачили.

7. Вживання дієприслівникового звороту на місці підрядного речення: Завершивши підготовку дисертації, доцентові запропонували захищати її в Національному університеті імені Тараса Шевченка.

8. Порушення смислового зв"язку між окремими висловлюваннями у тексті: Інші речовини з подібними властивостями відсутні (незрозуміло, чи відсутні речовини, чи інші властивості); Чотири подібних автомати обслуговують кілька тисяч людей (невідомо, хто є суб"єктом дії - люди чи автомати).

9. Невміння поділити текст на абзаци.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: вірогідність та об"єктивність змісту, нейтральність вислову, повнота інформації та максимальна стислість викладу.

Узагальнюючи сказане вище, розглянемо мовні засоби ділового стилю з прикладами правильного слововживання та побудови:

1. Слід правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладають від третьої особи. Наприклад: комісія ухвалила...; інститут просить...; ректорат клопочеться...

Від пертої особи укладають заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3. Не потрібно вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв"язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

5. Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... Нагадуємо Вам, що... Підтверджуємо з вдячністю... У порядку надання матеріальної допомоги.,.. У зв"язку з вказівкою... Відповідно до попередньої домовленості... Відповідно до Вашого прохання...

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши.. . Вважаючи...

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для широкого кола читачів.

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після керівного слова, вставні слова - на початку речення).

9. Щоб не образити партнера, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

- Ви не відповіли на лист-запит (неправильно);

- Вами ще не дано відповідь на лист-запит {правильно).

- Якщо ж важливо зазначити конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: університет не гарантує...; комісія підтверджує...; телевізійне агентство повідомляє...

10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію...; затвердити пропозицію...; попередити правління...c/p>

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую...; пропоную.,.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами:

Р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний, Високошановний". Вельмишановний". Високоповажний.

Висновки

У процесі виконання реферата було розглянуті такі питання: порядок слів у ділових паперах, пропозиція ділової промови, порядок слів у ділових паперах стандартизація та обробка документів, лексика у ділових паперах, синтаксис документів, морфологія у ділових паперах.

Список використаної літератури

1. Паламаров Л. М. Кацавець І. М. Мова ділових паперів. Навч. посібник. – К., 2008.

2. Ботвина Н. В. Ділова українська мова (офіційно – діловий та науковий стиль) : Навчальний посібник – К Артек, 2001.

3. Ющук І. П. Українська мова – К: Либідь 2003.

4. Словник іншомовних слів/ Л. О. Пустовіт – К, 2000.

5. Зубком М. ділові папери  - Харків: Торсінг, 2004 – 447 с.