Понятие о документах. Их построение, обязательные показатели (реквизиты) и дополнительные

Текст:

ФИНАНСОВО – ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ФИНАНСОВ И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И АНАЛИЗ»

НА ТЕМУ:

«Понятие о документах. Их построение, обязательные показатели (реквизиты) и дополнительные»

Выполнила

студентка 2 курса

группы ЭБДО 14-1

Григорьян Светлана Олеговна

Проверила

Викулина Евгения Викторовна

Королев, 2016

СОДЕРЖАНИЕ

1. ВВЕДЕНИЕ. 3

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. 5

2.1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ И БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 5

2.2. ПОСТРОЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ.. 7

2.3 ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ.. 10

2.4 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.. 12

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 14

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.. 15

1. ВВЕДЕНИЕ

Ведение бухгалтерского учёта является одним из важнейших элементов работы любого предприятия во всём мире. Трудно представить, что даже какая-нибудь мелкая организация существует без бухгалтерии.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов бухгалтерских документов.

С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль над сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляющих факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственных операций или о праве на её совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учёте.

Целью моего реферата является изучение понятия, составления, классификаций, форм и реквизитов бухгалтерских документов.

Для её достижения необходимо решить следующие задачи:

ü определить понятие «бухгалтерский документ»;

ü рассмотреть построение документов;

ü показать формы и реквизиты бухгалтерских документов;

ü установить возможные внесения исправлений в документы;

ü раскрыть правила хранения документов.

Объектом исследования являются признаки, по которым классифицируются документы, а также формы и реквизиты.

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 2.1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ И БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документ (от лат. documentum поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. 34-н, разработанному на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. 129-ФЗ, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в организации. В Законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» говорится: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации.

Бухгалтерский документ есть письменное свидетельство, удостоверяющее факт совершения хозяйственной операции. Основным назначение бухгалтерских документов: письменное обоснование и отражение хозяйственных операций (активов), основание и источник бухгалтерских записей, осуществление контрольных функций и целесообразность хозяйственных операций. Этот контроль осуществляется ответственными лицами при совершении операций (предварительный контроль), работниками бухгалтерии при обработке документов, а также аудиторами при документальных аудиторских проверках и обследованиях.

2.2. ПОСТРОЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ

Бухгалтерский документ по внешней форме представляет собой бланк, на котором записано содержание хозяйственной операции, время и место ее совершения, натуральные показатели, сумма операции и др. Эти и многие другие сведения, записанные в документе, являются его составными элементами, именуемые в практике реквизитами.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами. Реквизиты документов классифицируются следующим образом:

· Основные (обязательные) и второстепенные: основные (обязательные) реквизиты - совокупность реквизитов, без которых документ не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих основные.

· Постоянные и переменные: постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа; Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

К обязательным реквизитам относятся:

ü наименование документа (накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.);

ü дата составления;

ü содержание хозяйственной операции;

ü измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении;

ü наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления;

ü подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др. Различают документы:

§ организационно-распорядительные – приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции;

§ оправдательные (исполнительные). Они составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса (накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п.). Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры;

§ комбинированные – они сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

§ документы бухгалтерского оформления – различные расчеты и справки, они заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Такие документы играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, способствует его рациональной организации. Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России (Росстатом) унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Документы, по которым не предусмотрена типовая форма, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции. В РФ все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. На совместных предприятиях они могут составляться по требованию вкладчика и на иностранном языке, но при этом обязателен точный подстрочный перевод.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

· по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

· по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

· по правильности произведенных вычислений.

2.3 ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ДОКУМЕНТЫ

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

ü зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

ü надписывается над зачёркнутым исправленный текст или сумма;

ü на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Не допускаются в первичных документах подчистки и не оговоренные исправления. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.4 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.

Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с ... по ... включительно), другие справочные сведения.

Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.

Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия. В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Цель реферата достигнута путём реализации поставленных задач. Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Значение бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы, подтверждающие достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 634 с.

2. Бабаева Ю.А., Бородин В.А., Амаглобели Н.Д. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 304 с.

3. Захарьин В.Р. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 272 с.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 720 с.

5. Любушин Н.П., Жиров В.В., Бородина Н.В. Теория бухгалтерского учёта. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 312 с.

6. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ.

7. www.dogovor4you.ru/codes/clause/44099