культура письма

Текст:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

«Институт пищевых технологий и дизайна» - филиал ГБОУ ВПО

«Нижегородский государственный инженерно-экономический институт»

Факультет Сервиса

Реферат

по дисциплине: «русский язык и культура речи»

на тему: культура письма

Нижний Новгород

2015

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3

Глава 1. История письма……………………………………………………

Глава 2. Основные виды письма в древнее время...……………………………

А) Пиктографическое письмо………………………………………………

Б) Иероглифическое письмо……………………………………………….

В) Клинописное письмо……………………………………………………..

Г) Слоговое письмо………………………………………………………….

Д) Буквенно – звуковое письмо……………………………………………

Интересные факты…………………………………………………………..

Глава 3. Основные виды письма в настоящее время………………………

3.1 Деловое письмо

А) Правила делового письма………………………………..........................

Б) Оформление делового письма…………………………………………..

В) Виды деловых писем……………………………………………………..

3.2 Поздравительно письмо…………………………………………………

А) Особенности составления и оформления писем-поздравлений……….

Б) Особенности оформления поздравительных писем для зарубежных партнеров…………………………………………………………………….

3.3 Рекомендательное письмо………………………………………………

А) Как правильно писать и оформлять рекомендательное письмо………..

3.4 Благодарственное письмо…………………………………………………

А) Правила составления благодарственного письма……………………….

Заключение……………………………………………………………………..

Литература……………………………………………………………………….

Введение

    Изначально люди не обладали никакой письменностью. Поэтому было достаточно трудно передавать информацию на большие расстояния. Известная легенда (рассказанная Геродотом) о персидском царе Дарии I гласит, что как-то раз он получил послание от кочевников скифов. Послание включало в себя следующие четыре предмета: птицу, мышь, лягушку и стрелы. Гонец, доставивший послание, сообщил, что более ничего сообщать ему не велено, и с тем распрощался с царем. Встал вопрос, как же интерпретировать это послание скифов. Царь Дарий посчитал, что скифы отдают себя в его власть и в знак покорности принесли ему землю, воду и небо, ибо мышь означает землю, лягушка — воду, птица — небо, а стрелы означают, что скифы отказываются от сопротивления. Однако один из мудрецов возразил Дарию. Он истолковал послание скифов совершенно иначе: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами». Как оказалось в дальнейшем, этот мудрец оказался прав.

    Надписи находят на стенах гробниц, на черепках, глиняных табличках, пергаментах. Египетские папирусы иногда достигают 30 — 40 м. длины. В развалинах древних дворцов находят целые библиотеки. При раскопках Ниневии обнаружили 25000 клинописных табличек, принадлежащих ассирийскому царю Ашшурбанипалу. Это сборники законов, донесения лазутчиков, решения по судебным вопросам, медицинские рецепты.

   В нашей повседневной жизни мы постоянно сталкиваемся с числами, письменными символами и знаками: чтобы определить количество, указать время, раскрыть смысл текста, номер документа и т.д.

    В данной теме я нахожу проблему незнания и непонимания написания писем в современном обществе, и считаю, ее актуальной, так как большинство людей в корне не правы или попросту не знают о том как писать письма. Данная тема очень важна для изучения, понимания и приобретения навыков правильности общения и написания. В наше время все чаще и чаще стали использоваться слова не своих значении, неправильные слова, слова-«паразиты»: туда-сюда; тыры-пыры; то-се, пятое-десятое… Поэтому я решила раскрыть суть этой темы в моем реферате.

История письма

Изначально письмом называли рукописное текстовое сообщение на бумаге или другом носителе (глиняном черепке, листе пергамента или куске берёсты). В настоящее время под письмом понимают также сообщение, созданное и/или переданное электронным способом (например, при помощи электронной почты), или по средствам SMS мобильного телефона. А также содержащее не только текст, но и различные мультимедийные элементы (например, изображения, видео- и аудиозаписи).Возникновение и развитие письма неразделимо связано с историей народа, развитием языковой культуры. Чем выше уровень материальной и духовной культуры того или иного народа, тем совершеннее система его письма. Как отмечает Н.А. Павленко в своей книге "История письма": "Письмо в отличие от звукового языка является продуктом сознательного творчества людей. Его реализация требует большой напряженности внимания и осознанных действий человека, что, естественно, предполагает высокий уровень развития мышления и, следовательно, языка. С самых давних времен, когда человек только-только приобрел способность мыслить, ему хочется что-нибудь записать: оставить память о мыслях, идеях, открытиях, захватывающих историях или интересных людях. Даже когда человек не умел еще как следует говорить, и язык его состоял из десятка невнятных междометий, он уже оставлял на стенах своих пещер восхитительные по красочности и реалистичности картины. Позже, когда у человека появилась речь, тем более важным стало казаться записать то, что люди говорили друг другу. Соединить два важнейших изобретения человечества - речь и письмо - оказалось не так уж просто. Ведь письмо - не только определенное количество знаков, выражающих определенную мысль. Письмо должно содержать и содержание послания, и возможность для другого прочесть, произнести его. Однако люди той поры, когда появились первые рисунки (10-20 тыс. лет назад) пока еще неспособны были разделить речь на фразы, предложения на слова, слова на звуки. В то время как язык человека выражает грамматику, словарь, синтаксические связи слов, попытки отразить что-либо в рисунках могло выражать только смысл самого события. Так например, древние греки, скандинавы, славяне выражали свои мысли при помощи разных зарубок и нарезов, которые они делали на деревянных палочках, дощечках. Основной задачей человека стало соединить изображаемые символы с устной речью. До того, как люди научились это делать, "письменность" фактически представляла собой лишь набор мнемонических символов - они позволяли читателю понять, в чем дело, но не отражали собственно речь, особенности языка. Пока еще каждый художник, кусочком угля изображавший на стене сцену охоты, по-своему рисовал дерево, зверя, траву. Однако постепенно сообщество вырабатывало свои нормы отражения общеизвестных предметов: к примеру, солнце могло быть изображено как круг с точкой посредине, и все члены племени знали, что это именно небесное светило. Этот символ закрепился в качестве изображения понятия "солнца". Аналогичная фиксация символов постепенно происходит с такими наиболее важными для доисторического человека понятиями, как "мужчина", "женщина", "вода", "огонь", "бежать" и т.п. Как было сказано выше, для передачи мысли на расстояние и закрепления ее во времени служили различные предметы, которым придавалось условное смысловое значение. Наибольшего развития получили так называемые вампумы - у североамериканских индейцев, а также кипу - у перуанцев. "Письмо" вампум представляет собой нити с нанизанными на них кружочками из раковин разного цвета и размера. Раковины окрашивались в разные цвета, символизировавшие отдельные понятия. Используя нити с определенно расположенными раковинами разных цветов, можно было выразить относительно сложную мысль. Обычно отдельные нити с нанизанными на них ракушками соединялись вместе, образуя широкие пояса вампум. С помощью поясов вампум племена американских индейцев составляли договоры, заключали союзы и уполномочивали послов. Обычно представитель индейского племени, заключая договор, приносил с собой пояс - вампум и в течение своей речи старался закрепить в сознании слушателей связь между выраженными мыслями и определенными раковинами. Вампум оставался у вождя, который хорошо помнил, кто его принес и что при этом говорил. И подобно тому, как мы легко находим в хорошо знакомой нам книге, где напечатан тот или иной отрывок, индейцы с точностью могли указать на вампуме место соответствующее той или иной части речи посла, принесшего пояс. Перуанское письмо древних инков кипу представляло собой систему шнуров из шерсти различного цвета с завязанными на них простыми и сложными узлами, каждый из которых имел определенное значение. Нередко шнуры навязывали на палочку, которую посылали с гонцом. В науке нет единства мнений относительно назначения "письма" кипу. Одни считают, что оно служило только для статистических целей. Другие полагают, что "письмами" кипу, кроме этого, записывали собрания законов, историю жизни, правления инков, хроники важных событий и даже стихотворения. Кроме кипу и вампум у народов первобытной культуры были распространены также бирки с зарубками, которые использовались, по мнению ученых, как для счета, так и для закрепления разного рода отношений (торговых, финансовых и т.п.). "При торговых сделках и финансово-кредитных операциях бирки часто расщеплялись на две половины: одна вручалась должнику, а вторая оставалась у кредитора. По мере выплаты долга зарубки на каждой половинке бирки срезались. Такая система использования бирок была широко распространена у многих народов" . Для передачи своих мыслей на расстояние люди пользовались даже животными. В этом отношении интересен пример из истории. "Когда древнеперсидский царь Дарий, стремившийся к мировому владычеству, потребовал от скифов, чтобы они немедленно ему подчинились, последние послали в виде ответа птицу, мышь, лягушку и пять стрел. Все это Дарий должен был прочитать так: "Персы, если вы не умеете летать подобно птицам, прятаться подобно мышам, прыгать по болотам подобно лягушкам, то будете поражены нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю". Древние греки, скандинавы, славяне выражали свои мысли при помощи разных зарубок и нарезов, которые они делали на деревянных палочках, дощечках. Способы общения людей при помощи предметов, вещей появились задолго до возникновения письма. Они играли очень важную роль в коммуникации человека на расстоянии и во времени. Однако они еще не были письмом в подлинном смысле этого слова.

Основные виды письма в древнее время

Собственно письмо, то есть начертательное письмо, - это письмо, связанное с использованием графических (от греч. graphikos - "письменный","начертательный") знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звукового языка. В развитии начертательного письма исторически сменилось несколько типов. Каждый из этих типов определялся тем, какие элементы звукового языка (целые сообщения, отдельные слова, слоги или фонемы) служили единицей письменного обозначения. Обычно последовательно устанавливаются четыре типа письма: пиктографическое, идеографическое, слоговое и буквенно-звуковое (фонемографическое). "Это деление в известной мере условно, так как ни один из указанных типов не выступает в "чистом" виде. Каждый из них включает в себя элементы другого типа, образуя тем самым смешанные, переходные типы письма". Например, в пиктографии уже содержатся зачатки идеографии, а в идеографическом письме обнаруживаются многочисленные элементы слогового и буквенно-звукового письма. В свою очередь, буквенно-звуковое письмо часто совмещает в текстах идеографические знаки - цифры, математические, физические и химические формулы и т.д. Но такое деление дает возможность увидеть последовательность основных этапов в истории письма, выявить своеобразие формирования его основных типов и тем самым представить себе общую картину становления и развития начертательного письма.

Существуют и иные классификации типов письма. Согласно одной из них устанавливается пять разновидностей:

1) фразография - наиболее древний тип письма, передающий символическими и начертательными знаками (фразограммами) содержание целых сообщений без графического расчленения их на отдельные слова;

2) логография - последующий тип письма, графические знаки которого (логограммы) передают отдельные слова;

3) морфемография - тип письма, возникший на базе логографического, для передачи графическими знаками (морфемограммами) наименьших значимых частей слова - морфем;

4) силлабография, или слоговое письмо, знаки которого (силлабограммы) обозначают отдельные слоги;

5) фонография (фонемография), или звуковое письмо, графические знаки которого (фонемограммы) обозначают обычно фонемы как типовые звуки".

В соответствии с другой классификацией эволюция письма представ лена в виде следующей схемы:

предписьменности: семасиография, включающая древнейшие условные знаки, пиктографию и примитивную идеографию;

собственно письмо: фонография, которая выступает в таких разновидностях: а) словесно-слоговое письмо, б) слоговое письмо, в) бук- венное письмо.

Однако эти классификации пока не получили широкого распространения в учебной литературе, где чаще пользуются традиционно установив- шейся классификацией.

Пиктографическое письмо

Некоторые племена американских индейцев вплоть до 19 века писали с помощью пиктограмм: сложные, тщательно прорисованные символы изображали понятия и целые истории посредством простого визуального сходства. Вот, например, некоторые из таких пиктограмм, записанные племенем делаваров, в том "прочтении", какое имели в виду сами авторы:

1."Некоторые были съедены множеством больших рыб". 2. "Женщина-луна с лодкой помогла. "Приди!" Она пришла, она пришла и помогла всем." 3. "Нанабуш, прадед всех, прадед людей, предок племени Черепаха."

Очевидно, многие древние цивилизации пользовались пиктограммами для письма - это наиболее простая форма для необходимых хозяйственных или монументальных записей. Пиктограммы всегда ясны даже для относительно неграмотного читателя, и легки для изображения. В этой свзяи ученые полагают, что пиктография зародилась независимо в нескольких регионах мира приблизительно в одно и то же время. Первые из известных систем пиктографии были созданы ок. 3000 г. до н.э. египтянами в северо-западной Африке и шумерами в южном Двуречье.

Уже на самых ранних египетских надписях, датируемых 2900-2800 гг. до н.э. ясно видны принципы системы письма. Каждый символ представляет собой небольшое изображение, необходимым свойством которого было сходство с изображаемым объектом. Практически аналогичен и принцип шумерских пиктограмм, предшественников знаменитой клинописи Двуречья.

Однако недостатки пиктографического письма стали сразу же видны человеку. Прежде всего, изображение даже короткой истории требовало долгого времени, так как каждый символ приходилось тщательно прорисовывать. Более того, если пиктограммы могли изображать предметы, то как изобразить цвета, абстрактные понятия, местоимения, личные имена? С глаголами еще можно было со скрипом разобраться: египтяне рисовали человека с плугом для обозначения действия "пахать" или глаз со слезами для "плакать". Но как нарисовать такие слова, как "большой", "север", "злость", "стоять"?

И вот именно на этом этапе человек впервые в истории вынужден был соединить устную и письменную речь в единую систему. В древнеегипетском языке слова "ласточка" и "большой" звучат одинаково: wr. Не имея других возможностей нарисовать слово "большой", египтяне начали рисовать взамен него пиктограмму "ласточка". Выход был найден: вскоре уже писцы смогли записывать множество абстрактных понятий. Письмо обретало реальный смысл.

Одновременно в истории письма происходит другая революция. Теперь, когда писцы могли записывать связные тексты, им требовалось слишком много времени для этого. Появилась и стала все более усиливаться тенденция к упрощению символов, с тем чтобы сделать их написание более удобным и легким, а также чтобы адаптировать пиктограммы к материалу, на котором их изображали. Такие упрощенные пиктограммы, став общеупотребительными, были понятны и писцам, и читателям документов. А в тот момент, когда форма символа вовсе перестала напоминать рисунок, превратившись лишь в сочетание черт, человеческая письменность перешла на новую стадию.

Иероглифическое письмо

Иероглифы обозначают слова. Древние иероглифические системы построены по единым принципам - будь то древнеегипетские, китайские или иероглифы майя в Америке. Также однотипны и источники происхождения иероглифов - везде они стали результатом развития пиктограмм. Важнейшими отличиями более прогрессивного иероглифического письма стали упрощенная, стилизованная форма символов и их меньшее количество.

Иероглифы обычно подразделяются на три группы. Первая группа - это логограммы, или идеограммы, т.е. знаки, обозначающие понятия, будь то предмет или действие: "голова", "идти", "меч" и т.д.

Вторая включает символы, базирующиеся на фонетическом принципе: как, например, уже упоминавшийся знак "ласточка" для обозначения прилагательного "большой". Такие фонограммы существовали в древнеегипетском, шумерском, китайском письме. Абстрактные понятия, многие глаголы, прилагательные, географические и собственные имена всегда обозначаются фонограммами.

Третья группа символов - это детерминативы: знаки, помогающие читателю определить значение последующего или предшествующего слова еще до его звукового прочтения. Например, в шумерской клинописи перед мужскими именами всегда ставился детерминатив в виде вертикальной черты. Отдельные детерминативы употреблялись перед именами царей, цариц, названиями городов, стран, рек и пр. Сегодняшние китайские иероглифы имют похожее явление: символ со значением "дерево" присутствует в составе множества иероглифов, обозначающих деревянные предметы или виды деревьев; знак "вода" есть во многих иероглифах, имеющий "водную" тематику - напр., "ручей", "лед". В древнеегипетском письме детерминативы были также многочисленны и следовали за словом.

Иероглифика заставляет людей запоминать сотни и даже тысячи знаков: в древнем Китае их было более 50 тысяч. Вполне естественно, что люди стремились, во-первых, сократить их количество, и во-вторых, упростить начертания. В условиях, когда грамотными становилось все большее количество людей, логограммы постепенно теряли надобность, а фонетические знаки, напротив, множились. Например, в поздней ассирийской клинописи, наследнице клинописи шумеров, название города Арбела писалось как (город)Arba"ilu, в составе этого слова были детерминатив "город", знак "четыре" (читается arbau) и знак ilu "бог". Система письма "один символ - одно слово" постепенно транформировалось в систему "один символ - один слог".

Клинописное письмо

Не менее древней, чем египетские иероглифы, и весьма любопытной разновидностью идеографического письма является клинопись. Это - система письма, употреблявшаяся в рабовладельческий период древними обитателями Месопотамии (дох между Тигром и Евфратом), а позднее распространившаяся по всей Передней Азии. Клинопись иногда называют письмена на глине, исходя из того, что материалом этого письма служили глиняные плитки, на которых при помощи деревянного тростникового резца выдавливались нужные графические знаки. Письмо данного типа было первоначально письмом вертикальными столбцами, следовавшими один за другим справа налево, а иногда и слева на право. Затем направление строки изменилось. В связи с увеличением размера глиняных плиток, вызванным необходимостью передавать большие и сложные тексты, возникло неудобство нанесения знаков вертикальными столбцами. Табличку повернули на 90 влево, так что ее верхний край стал левым, а бывший правый - верхним. Это привело к превращению вертикального столбца в горизонтальную строку с последовательностью знаков слева направо.

Глиняные дощечки с нанесенными на них графическими знаками затем сушились, обжигались и сохранялись. Из таких глиняных плиток составлялись целые библиотеки, часть из которых была обнаружена при археологических раскопках на территории древней Вавилонии и Хеттского государства.

Клинопись была широко распространена среди многих народов Передней Азии, оставаясь долгое время наиболее приемлемой формой их письменности. Не случайно клинописное письмо называют латиницей Древнего Востока.

Слоговое письмо

"Слоговым, или силлабическим (от греч. syllabf - "слог"), называется такое письмо, в котором каждый графический знак обозначает такую единицу языка, как слог".

В общей истории развития письменности слоговое письмо возникло позже идеографического.

Такое более позднее формирование слогового письма объясняется рядом причин. Во-первых, относительно трудным разложением речи на фонетические единицы (слоги) по сравнению, например, с разделением ее на смысловые единицы (слова), поскольку членение на слоги предполагает более развитую способность мышления к анализу. Во-вторых, отсутствием наглядной связи между слогом и слоговым знаком, тогда как между словом и соответствующей ему идеограммой такая связь существовала, особенно на начальной ступени развития идеографического письма. В-третьих, консервативным влиянием жреческих каст, профессиональных писцов (Египет, Вавилон и др.) и ученой бюрократии (Китай), стремившихся к монополизации письма и препятствовавших его упрощению и общедоступности.

Слоговое письмо явилось дальнейшим развитием словесно-слоговых систем. В нем, в отличие от идеографии, каждый знак обозначает не слово, а отдельный слог.

Чаще всего слоговая система письма применяется для тех языков, где количество разных слогов невелико. Типичные в этом отношении японский и индийские языки. Слова в них строились из ограниченного количества слогов, повторяющихся в разных сочетаниях. Поэтому любое выражение мысли может быть передано сравнительно не большим количеством слоговых знаков. В японском письме, например, применяется всего 45 таких знаков.

Народы Индии говорят на множестве различных языков и диалектов, которых ныне насчитывается до ста семидесяти. В условиях колониального положения страны около ста сорока языков остались без письма. Народы же, обладающие письменностью, пользуются разнообразными формами слогового письма. Самое широкое распространение получил шрифт деванагари, что в переводе означает "употребляющийся в небесном граде".

Деванагари применяется в преобладающем большинстве языков Северной Индии, а также в санскрите (литературный язык древней и средневековой Индии; на санскрите написана большая часть классической, религиозной, научной древнe-индийской литературы).

Слоговые системы, несомненно, более удобны и легки для обучения и повседневного пользования, чем, например, идеографическая письменность.

Пожалуй, единственный недостаток данной системы для этих языков состоит в невозможности точной передачи иностранных имен и названий, имеющих иную структуру слова.

Буквенно-звуковое (фоне мографическое) письмо

Буквенно-звуковым принято называть такое письмо, в котором каждый графический знак (буква) обозначает не целое слово, как в идеографии, и не слог, как в слоговом письме, а отдельный типовой звук - фонему. Поэтому буквенно-звуковое письмо иногда называют также фонемографическим и даже фонематическим.

В общей истории развития письменности буквенно-звуковое письмо сформировалось значительно позднее слогового. Это, по мнению некоторых исследователей, объясняется тем, что буквенно-звуковые системы предполагают уже более развитую способность к разложению речи на простейшие ее элементы - звуки (фонемы). Возникновение буквенно-звукового письма в чистом его виде было для многих народов мира несомненным шагом вперед, так как существенно облегчало передачу языка на большие расстояния при помощи минимального набора письменных знаков, способствовало распространению грамотности.

Фонетическая структура языка позволила сделать подлинное буквенное письмо, которое впоследствии легло в основу ряда западных и юго-восточных алфавитов (латинского, готского, славянского).

Наша русская азбука берет начало из славянского алфавита, "составленного двумя учеными греками - Константином (в монашестве Кирилл) и Мефодием, которые были приглашены из Греции в Моравию для перевода религиозных книг на славянский язык".

Следует иметь ввиду, что в IX веке, то есть в период, к которому относится деятельность Кирилла и Мефодия, у славян имелись две азбуки: кириллица и глаголица. Обе они обнаруживают сходство между собой. Названия букв, их порядок в алфавите совершенно одинаков.

Вопрос о том, какую из названных азбук составил Кирилл и какая из них древнее, до сегодняшнего дня остается нерешенным. Многие ученые находят, что глаголица все же более древний алфавит, чем кириллица. Одновременное существование двух славянских алфавитов продолжалось недолго. Вскоре глаголица уступила место кириллице и в настоящее время она фактически не употребляется.

В X веке, после принятия христианства, славянский алфавит проник на Русь. В основу русского письма легла кириллица, которой мы в несколько реформированном виде пользуемся до сегодняшнего дня.

Буквенно-звуковое письмо - наиболее удобное письмо для большинства народов мира. Оно обеспечивает при помощи ограниченного набора знаков (от 20 до 40) точную передачу звукового языка этих народов.

Особенностью буквенно-звукового письма по сравнению с другими письменными системами является его тесная связь с фонетикой данного языка и простота употребления, что сильно облегчает обучение грамоте и пользование этим письмом.

Интересные факты

Самым большим письмом в мире является пергамент длиной 10 и шириной 7 м, отправленный персидским шахом турецкому султану Сулейману Великолепному в XVI веке. Это послание хранится в этнографическом музее Анкары (тур. Ankara Etnografya Mьzesi).

Самое маленькое письмо имеет размеры 23 Ч 36 мм и было обнаружено в 1983 году в Почтовом музее (швед. Postmuseum) Стокгольма. На письме, прошедшем все этапы почтовой обработки, имеется марка, использованная для франкировки в соответствии с действующим тарифом и погашенная штемпелем от 21 июля 1883 года.

Согласно «Книге рекордов Гиннеса», самым дорогим письмом в мире долгое время считалось послание Авраама Линкольна, написанное им 8 января 1863 года и адресованное генералу Джону Александру Макклернанду (англ. John Alexander McClernand) в Мемфис (штат Теннесси), которое было продано за 748 000 долларов в Нью-Йорке на аукционе Кристис в 1991 году. Однако 3 апреля 2008 года ещё более небывалую сумму заплатили на аукционе Сотбис в Нью-Йорке за другое письмо Линкольна, написанное в 1864 году в ответ на прошение 195 мальчиков и девочек об отмене рабства. Письмо ушло с молотка за 3,4 миллиона долларов в частную американскую коллекцию.

Звуковое послание XXI века. Французская открытка 1910 года

За историю письменности письма писались на самых разнообразных носителях. В музее УФПС Краснодарского края -- филиала ФГУП «Почта России» хранится письмо, написанное на листе магнолии и датированное 1954 годом. Это письмо в 2009 году было названо в числе 15 победителей всероссийской акции «Экспонат для почтового музея».

В СССР с 1950-х до 1990-х годов в студиях звукозаписи была услуга «звуковое письмо», записывавшееся на гибкой грампластинке и посылаемое адресату в специальном почтовом конверте с надписями «Звуковое письмо. Не сгибать».

Основные виды письма в настоящее время

Деловое письмо.

Правила делового письма

Знание правил делового письма – одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, — ответственность секретаря в этом вопросе выше. Существуют разные типы деловых писем, например, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма. Я хочу отметить, что расположение реквизитов в письме на русском языке и письме на английском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве). Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле – 2 см , правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются. Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем. Реквизиты бланка, как правило, состоят из: - Наименования организации и ее формы собственности - Адреса организации - Телефона и факса организации - Адреса электронной почты - Адрес сайта компании - номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) - номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер) - поля для проставления исходящего номера документа Это, пожалуй, минимальный набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше. Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка). Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов: Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке: - Должность (в дательном падеже) - Название компании - ФИО адресата - Адрес Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято. Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа. Следующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д. Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк). Следующий элемент структуры делового письма – обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт! Следующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа. Обычно текст печатается через Один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания письма – фраза «С уважением». Ранее часто употребляли форму «Искренне Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования. Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется. Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем: - НЕТ сокращениям - НЕТ длинным письмам - НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр. - НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости - НЕТ эмоциональности - НЕТ двусмысленности Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список.

Оформление делового письма

Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и общения является интернет – ведь таким образом намного удобней и быстрее передать необходимую информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Садясь за компьютер, чтобы написать деловое письмо впервые, сразу возникает множество вопросов: как правильно начать и закончить письмо, в какой последовательности разместить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. И так, давайте рассмотрим структуру делового письма. Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека. Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п. Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму. По возможности электронные деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адрес и телефоны. Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

Виды деловых писем

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся: •

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Поздравительно письмо.

Особенности составления и оформления писем-поздравлений

На сегодняшний день четких регламентов составления таких писем не существует. Они пишутся в свободной форме. Несмотря на общепринятый деловой тон, приветствуется нестандартный подход к составлению подобных поздравлений. Они могут быть персональными и массовыми. В персональном письме-поздравлении указываются личные данные получателя и используются такие формулировки, как «Дорогая Мария Александровна!» или «Уважаемый Иван Петрович!». Подписывается письмо лично руководителем организации. При массовой рассылке обычно используется факсимиле.

Письма-поздравления оформляются на открытках, цветной бумаге или фирменных бланках. Нередко для этого специально заказываются плотные конверты с тематическими орнаментами и рисунками или же открытки с фирменной символикой, которые одновременно будут выступать имиджевой рекламой. Такая практика чаще всего наблюдается в крупных компаниях и корпорациях.

Структура поздравительных писем схожа со структурой любого другого делового письма:

· Официальное обращение;

· Торжественное событие, по поводу которого пишется письмо;

· Поздравительные слова;

· Пожелания;

· Наименование отправителя;

· Подпись;

· Дата.

Поздравительные письма в некоторых случаях имеют регистрационный номер. Однако так как они не нуждаются в ответе, чаще всего не регистрируются.

Письма-поздравления составляются в прозаической, либо стихотворной форме. Если речь о поздравлении в прозе, желательно, чтобы текст не был сухой, а содержал теплые, искренние слова. Это будет особенно приятно для адресата, он поймет, что это не формальность и не простая отписка.

Поскольку письма-поздравления относятся к деловой переписке, допускается упоминание достижений компании или ее руководства, даже если это, к примеру, новогоднее/рождественское поздравление.

Что касается обращения, если письмо адресуется одному человеку, «Вы» пишется с заглавной буквы. Если поздравление адресовано целому коллективу – с маленькой буквы, то есть «вы».

Текст письма может писаться как от первого лица, если руководитель желает лично кого-то поздравить, так и от множественного числа, если под отправителем подразумевается вся компания. Но подписывается поздравление всегда одним человеком.

Универсальной формулировкой считается выражение «Уважаемые коллеги», для самых почетных персон, заслуженных научных деятелей и людей, занимающих высокие должности, допускается использовать более экспрессивные формулировки, например, «Многоуважаемый …» или «Глубокоуважаемый …».

В конце письма обычно используются стандартные фразы: «С глубоким уважением …», «С наилучшими пожеланиями …» и пр.

Особенности оформления поздравительных писем для зарубежных партнеров

При отправке поздравления зарубежным коллегам стоит обращать внимание на оформление. Как правило, используется следующая структура письма:

· Сведения об отправителе;

· Регистрационный номер (можно опустить, так как документ не требует исполнения);

· Дата;

· Адрес получателя;

· Имя адресата (если указан адрес компании, но поздравление адресовано конкретному человеку);

· Приветствие;

· Основное содержание;

· Формула вежливости, используемая в конце;

· ФИО, занимаемая должность автора;

· Если имеются приложения, ссылки на них.

Не стоит забывать, что католическое Рождество не совпадает с православным и отмечается 25-го декабря. Еще один важный момент – написание даты. Дело в том, что при использовании цифрового варианта может быть путаница, так как по европейской традиции дата начинается с числа, а по американской – с месяца. Так, 10.11.2014 в Америке поймут как 11-ое октября, а в Европе – как 10-ое ноября. Поэтому лучше словами писать название месяца. При этом, дата указывается в правой верхней части документа, а не в левой, как приятно в нашей стране.

При написании адреса по зарубежной традиции сначала пишется номер дома, затем – улица/бульвар/проспект, город, штат и только потом – страна.

В классическом варианте письма для иностранных партнеров и коллег пишутся черным цветом, печатными буквами.

И еще один нюанс: после вступительного обращения необходимо ставить запятую по американской версии и двоеточие по британской (европейской) традиции, а не восклицательный знак, типичный для русского языка.

Надо отметить, что письма-поздравления являются неотъемлемой составляющей деловой жизни. Не поздравлять коллег, важных клиентов и партнеров с праздниками считается плохим тоном. Способы отправления поздравительных открыток и писем могут быть разные – обычная почта, курьер, факс и пр.

Благодарственное письмо

Правила составления благодарственного письма

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Как написать благодарственное письмо

Благодарственное письмо имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо:

1. Шапка документа.
Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.

2. Обращение.
Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.

3. Текст благодарственного письма.
Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).

4. Подпись.
В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Заключение

Литература

1. http://working-papers.ru/blagodarstvennoe-pismo-obrazec.html

2. http://gradstudyabroad.ru/educational-resources/how-to-write-recommendation-letter

3. http://pro-document.ru/kak-napisat-pismo-pozdravlenie/

4. http://center-yf.ru/data/stat/Vidy-delovyh-pisem.php

5. Истрин В.А. Возникновение письма;

6. Гельб И.Е. Опыт изучения письма М.:Радуга, 1982. – с. 30 – 223.

7. Жириновский В., Синицин Е. История русской культуры IX – XIX веков, 2004. - с.92 – 191.

8. Власов В.Г. Славянская азбука и славянские просветители. М.:Знание, 1989. – с. 6 – 62.