документационное обеспечение управления

Текст:
ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учёта и являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций [2; с.262] Это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.





1. Особенности составления и оформления первичных бухгалтерских документов

Общие правила составления первичных документов сформулированы в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. №129 – ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Так, согласно статьи 9 «Первичные учётные документы», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и являются первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. Но применение компьютеров не исключает соблюдения установленных правил составления и оформления документов.
Здесь же говорится о том, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по определённой форме, содержащей обязательные реквизиты (наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, а также личные подписи указанных лиц). Соблюдение норм оформления документов обеспечивает их юридическую силу.
Унифицированные формы первичного учёта, предназначенные для оформления однородных, типовых хозяйственных операций, применяемых в деятельности предприятий. Способствуют рационализации и повышению качества первичной документации. Во исполнение указанного постановления Правительства РФ Госкомстат России разработал унифицированные формы первичного учёта и представил их в трёх альбомах. (3; с.124)
В первый альбом включены формы по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья (утверждён постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997г. №68).
Ко второму альбому относятся формы по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утверждён постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997г. №71а).
Третий альбом охватывает формы по учёту работы строительных машин и механизмов, учёту работы в автомобильном транспорте (утверждён постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997г. №78).
Электронные версии унифицированных форм первичных учётных документов всех трех альбомов включены в программу «1С: Первичные документы».
Формы, содержащиеся в альбомах, используются заинтересованными ведомствами в качестве образцов построения, унификации и стандартизации при разработке специализированных форм первичного учёта.
Особенностью бухгалтерских документов является то, что неоговоренные исправления и подчистки в них не допускаются. Если имеется ошибка неправильный текст или сумма зачёркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись, а над зачёркнутым надписывается исправленный текст или сумма. В первичных документах и регистрах бухгалтерского учёта неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки оговаривается надписью «исправлено» и должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указаниям даты исправления. Так же оговаривается исправление ошибок в бухгалтерской отчётности.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы до их исправления. При подписании указывается дата внесения исправлений.
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», за своевременное и качественное оформление первичных документов и достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы; право подписывать первичные документы могут только сотрудники, внесённые в список, утверждённый руководителем организации. Данный закон указывает на то, что первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после её окончания. Так же в Федеральном законе отражено то, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами; внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех участников (также обязательно указание даты внесения исправлений).
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте», к тому же, определяет порядок контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов, - для этого составляются сводные учётные документы; первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Закон указывает на то, что первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.




2. Составьте образец рекламного письма

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Образец оформления рекламного письма:






















Inex-Interexport о.о.о. Генеральному директору
«Инекс+ОУ» газеты «Лидер»
господину Колесову А. И.
10.09.2011 № 127/ОР-03 тел. 238-83-26
На № _______ от __________ факс (095) 238-15-29

О размещении рекламы
АО «Индекс+ОУ»

Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:
Фирма «Инекс+ОУ» производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве со скидкой от 20% до 40%. Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника.
Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д. 23.
Телефон для оптовых покупателей: (095) 964-31-95
Факс (095) 964-32-15

С уважением
Генеральный директор Подпись Степан Пупков

Кутузовский проспект, 17/4, корп.6, тел.: 368-57-84, АКБ «Столичный» р/с 47389667632 к/с 56962397 в РКЦ ГУ ЦКБ РФ г. Москвы МФО 57695680, код 83, телефакс: 576-67-48
10.09.2011 10: 17 FROM: INEX 86730780 ТО: 698329 Р 01/01

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии очень велико.
Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.
Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно. Ведение первичных учётных документов осуществляется в строгом соответствии с определёнными нормативными документами, которые можно представить как 4-х уровневую систему. К ним относят Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», а также различные Положения и Постановления Правительства РФ.







Список использованной литературы

1. Федеральный закон РФ 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Финансовая газета, 1996, №49.
2. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272с.
3. Васильева И.Н., Островский Э.В., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: вузовский учебник, 2009. – 320 с.
4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачёв, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов; Сост. М.Т. Лихачёв. – М.: Экономика, 1991. – 271с.
5. Бородина В.В. Документирование в бухгалтерском учёте: учебное пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. – 304с.
6. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н., Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб.-практ. Пособие. – 2-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2003. – 360с.